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Blog de Productividad Personal

Primera fase GTD: La recopilación. ¿En qué consiste?. Guía completa

recopilacion gtd

El proceso de recopilación es uno de los pasos más importantes en GTD.

“Recopilar consiste en reunir todas las tareas y elementos incompletos, ya sean físicos, mentales o digitales.”

Cuando tenemos cosas en la cabeza, nuestra mente, no puede pensar con claridad. Cualquier cosa que tengamos en la cabeza y que creamos que requiere “hacerse”, ha de quedar registrada en algún sistema confiable que sea externo a nuestra mente.

De esta forma conseguiremos dos cosas fantásticas:

  1. Liberar espacio en nuestra mente para poder centrarnos en otros quehaceres.
  2. Tener la tranquilidad que “aquello” que nos preocupaba, está debidamente registrado, guardado y a la espera de nuestra atención en algún sistema en el que confiemos.

Para que este sistema sea eficaz, debemos adquirir el compromiso de revisar de forma periódica los elementos que hemos depositado en el, para poder tomar las decisiones que correspondan, y poder realizar las acciones a tiempo.

Cuando revisemos de forma periódica estos elementos, deberemos decidir que hay que hacer con ellos, para poder seguir adelante con el proceso.

Finalmente, una vez hayamos decidido que hacer con los elementos recopilados, tendremos que programar y mantener los recordatorios que tengamos que llevar a cabo en un sistema que revisemos de forma regular.

Vamos a hacer una prueba:

Normalmente no se dará esta situación, y deberemos recopilar “cosas” cuando estemos en medio de una tarea, o durante la situación más inverosímil, pero para realizar este ejercicio vamos a crear un “ambiente relajado” de forma consciente a fin de poder asimilar el concepto.

  • Busca un lugar tranquilo, sin ruidos ni personas que puedan interrumpirte.
  • Coge una hoja de papel o libreta, así como un lápiz o bolígrafo.
  • Concéntrate en la situación, proyecto o tareas que tengas en la mente en este momento.

¿Qué cosas roban tu atención? ¿cuáles de estos pensamientos son los que más te preocupan, distraen o interesan? ¿cuáles de estos pensamientos consumen gran parte de tu atención y energía?

Estos pensamientos pueden tratarse de tareas individuales que debes realizar, algún proyecto, o situación difícil que debes afrontar.

recopilacion gtd

¿Ya?…

Concéntrate en el primero de los pensamientos

Ahora escribe una frase sencilla, en la cual describas el resultado final que conseguirás al realizar la acción.

Dicho de otra forma:

·· Pensamiento: Tengo que hacer la revisión del coche

·· Acción: Llevar el coche al taller para hacer la revisión

Ahora escribe la primera acción física en el tiempo, necesaria para que el pensamiento avance a acción realizable.

Si tenemos que llevar el coche al taller para hacer la revisión, la primera acción física que deberíamos realizar, quizá seria la siguiente:

·· Llamar al taller para concertar el día y hora a la que puedo llevar el coche.

Bien!

Ahora puedes hacer lo mismo con el resto de pensamientos. Escríbelos en una hoja de papel. (1 hoja por pensamiento) los elementos se deben tratar por separado.

¿Verdad que ha valido la pena pararse unos minutos a pensar en los elementos incompletos y cuales son sus siguientes acciones?

Con este gesto tan simple, conseguiremos aumentar la sensación de control, relajación, seguridad, autoestima y confianza, al tener la capacidad de descargar nuestra mente de todo lo que nos preocupa y ponerlo en un lugar en el cual podremos encontrarlo todo cuando lo volvamos a necesitar.

Se puede decir que lo único que hemos hecho hasta el momento es “Pensar”.

Pero,…¿Porqué debo usar este sistema?

La mente no nació para recordar cosas. Si la mente hubiese sido creada para recordar las cosas cuando las necesitamos, nos recordaría que tenemos cosas pendientes de hacer, cuando realmente podemos hacer algo al respecto.

Es decir,… tenemos una impresora con los cartuchos de impresión casi vacíos, y la mente nos recuerda que debemos comprar más cartuchos, ¡cuando los anteriores ya se han agotado!

Si la mente estuviese hecha para recordar, nos recordaría que debemos comprar más cartuchos de impresión cuando los viésemos en alguna tienda.

Cestos de recopilación

Al hablar de un “cesto” me refiero a cualquier tipo de contenedor, ya sea físico o digital, que pueda servirnos para depositar en el todos aquellos elementos incompletos que iremos recopilando. Los “cestos” de recopilación, también pueden ser conocidos como:

  • Bandeja de entrada
  • Inbox
  • Lista de entrada

Lo ideal seria disponer de al menos 2 cestos de recopilación, el Cesto físico y el Cesto digital.

Cesto de recopilación físico:

  • Bandeja o cubeta de plástico, caja de cartón o similar.
  • Libreta o Hoja de papel.

Cesto de recopilación digital:

  • Puede ser desde una simple carpeta en nuestro ordenador, a una aplicación digital como por ejemplo Evernote, Nozbe, Microsoft To Do…

Elementos físicos, mentales o digitales

Elementos Físicos: Son todos aquellos elementos tangibles los cuales podemos “tocar” físicamente.

Por ejemplo:

  • Las facturas que recibimos y debemos atender
  • Los folletos publicitarios que recibimos en nuestro buzón y queremos revisar por si hay alguna oferta interesante.
  • Memorandos o Informes que recibimos en nuestra oficina, por parte de nuestros compañeros de trabajo.

Elementos Mentales: Son todos aquellos elementos o tareas que se nos ocurren en momentos determinados del día y que las generamos nosotros con nuestra mente, o que las generan otros, y nos las dicen a nosotros para que las hagamos.

Por ejemplo:

  • Estamos dando un paseo, y recordamos que tenemos que evaluar para comprar un software que necesitamos para desarrollar nuestro trabajo.
  • Estamos navegando por internet, vemos una página de regalos y recordamos que la próxima semana es el cumpleaños de algún familiar o amigo, y queremos prepararle una cena sorpresa.
  • Estamos en nuestra mesa de trabajo, viene un compañero y nos pide que revisemos un informe que nos ha traído.

En cualquiera de los casos descritos anteriormente, el proceso será el mismo, recopilar esos elementos en nuestro sistema de recordatorios externo y confiable.

Recopilación física

Cuando estemos recopilando elementos físicos, debemos tener en cuenta que hay cuatro categorías de elementos de los cuales no tenemos que preocuparnos excesivamente:

  1. Suministros
  2. Material de consulta
  3. Objetos decorativos
  4. Dispositivos

Suministros

Por suministros, entendemos:

  • Material de papelería
  • Consumibles para la impresora
  • Papel
  • Lápices y bolígrafos
  • Agua para la oficina
  • Café o te (si tomamos durante la jornada)

Material de consulta

  • Manuales de programas o dispositivos
  • Horarios
  • Listas de teléfonos, direcciones, contactos
  • El menú de la tienda de comida a domicilio

Objetos decorativos

  • Fotografías
  • Adornos o plantas

Dispositivos

  • Ordenador
  • Impresora
  • Teléfono
  • Fax
  • Mobiliario de oficina

Digo que no debemos preocuparnos excesivamente, porque en principio ninguno de ellos requiere acción, a excepción de que por algún motivo si que la requiera.

Esta frase tan ambigua se resume de la siguiente manera:

Suministros

Si abrimos nuestro cajón de suministros, y vemos que los cartuchos de tinta de reserva que tenemos para la impresora ya no están, deberemos tener en cuenta anotar en nuestro “cesto” de recopilación: Comprar tinta para la impresora.

Si por el contrario, cuando abrimos nuestro cajón de suministros está completo, no deberemos realizar ninguna acción por el momento.

Material de consulta

Si comprarnos un nuevo dispositivo para nuestra oficina, como un fax, una impresora o un ordenador, el manual o manuales de servicio del nuevo equipo, deberemos archivarlo como material de consulta, y no requerirá de nuestra atención hasta que necesitemos consultar alguna función que no recordemos como puede hacer dicho dispositivo.

Objetos decorativos

Si en nuestra oficina tenemos una planta y vemos que está verde y saludable, no deberemos realizar ninguna acción. Si por el contrario vemos que se está comenzando a secar, deberemos regarla.

Dispositivos

Si nuestro ordenador, impresora o teléfono, funcionan perfectamente, no deberemos realizar ninguna acción. Si por el contrario, cualquiera de ellos presenta un mal funcionamiento, deberemos anotar en nuestro “cesto” la siguiente acción que deberemos realizar para solucionar el mal funcionamiento. Quizá la acción sea: Llamar al servicio técnico par que revisen el ordenador.

Qué hacer si algún elemento es demasiado grande para el “cesto”

Si físicamente resulta imposible poner algo en la bandeja de entrada, (imagina que se ha estropeado el ordenador), no pondremos el ordenador físicamente en el “cesto”, lo que debemos hacer es escribir en un papel una nota que represente el elemento.

Por ejemplo: Llamar al servicio técnico para que revise el ordenador.

¿Qué pasa si todo lo que recopilamos no cabe en una sola bandeja de entrada?

Normalmente cuando nos iniciamos en GTD queremos hacerlo bien y al pié de la letra. Por lo tanto, como el paso numero 1 es recopilar, deberemos recopilar TODO tipo de elementos, ya sean físicos o mentales.

Podría sucedernos que a medida que recopilamos elementos físicos, estos ya no nos quepan en el “cesto”, Inbox o Bandeja de entrada, da igual como le queramos llamar, la función será la misma.

Lo que podemos hacer en ese caso es apilar otra bandeja de entrada encima de la primera. (En el caso de las cubetas de plástico). O bien hacer pilas alrededor de la bandeja de entrada.

Es MUY IMPORTANTE establecer algún tipo de diferencia visual en el caso de hacer estas pilas alrededor de la bandeja de entrada, para poder diferenciar lo que realmente pertenece a la misma y lo que no.

Si durante la recopilación, encuentras algo que ya no te sirve, algo que no te aporta valor, o algo que hace tiempo guardaste “Por si acaso” y nunca te ha hecho falta,… directamente ¡tíralo!.

Si no estás seguro de si vale la pena guardarlo, ponlo en el cesto. Después podrás analizar que debes hacer con ello.

Lo importante es que no te quedes paralizado estudiando y pensando que debes hacer con cada elemento que recopiles

Poniéndolo en el cesto, lo acabaras haciendo, cuando tengas que procesarlo.

Cuidado con el Virus de la limpieza

Mucha gente aprovecha el proceso de recopilación para “limpiar”… como se vacían estantes, cajones o rincones de la casa que normalmente tenían los incompletos, el usuario puede querer aprovechar para limpiar ese espacio que ha conseguido vaciar.

Yo recomiendo seguir recopilando, y una vez hayamos terminado el proceso de recopilación, podremos dedicar un rato a limpiar.

Pienso que es importante no parar la recopilación y aprovechar el empuje inicial para llevar este proceso de principio a fin, ya que si por algún motivo se detiene con “acciones menores” como limpiar, podemos perder parte del empuje y energía que nos mueve en el proceso de recopilación.

¿En que orden debo recopilar los elementos físicos?

No existe un orden preestablecido, y podemos comenzar por donde queramos, no obstante es bueno seguir una pauta o criterios para no ir de un lado para otro sin sentido.

Podríamos comenzar por el escritorio, a continuación seguir por los cajones, estanterías, armarios, suelos, paredes, aparatos.

Bonus: Incompletos vencidos o Urgentes

Durante la recopilación física, podemos encontrarnos con elementos incompletos vencidos o urgentes que se nos habían olvidado o extraviado.

Al encontrar este o estos elementos incompletos, nos saltaran todas las alarmas, y desearemos detener el proceso de recopilación para atender ese asunto o asuntos rápidamente.

A no ser que sea algo realmente “critico”, lo mejor será que también lo hechos al cesto de recopilación, para que lo puedas procesar más adelante. Al fin y al cabo, ya se te había olvidado, y seguramente hasta incluso has incumplido el plazo de entrega o el compromiso inicial que adquiriste, por lo que unas horas más de espera no supondrán un inconveniente, y no marcarán una diferencia.

Evidentemente, no cabe decir que si realmente se trata de algo “critico”, hazlo, ya que de esta forma te lo quitarás de la cabeza y podrás volver rápidamente al proceso de recopilación.

Recopilación Mental

Por fin hemos recopilado todos los elementos físicos. Puede que incluso hayamos conseguido un espacio de trabajo más acogedor, sin tantos papeles esparcidos por encima de nuestra mesa, y esto nos aporta una sensación de calma, orden y limpieza.

Bien!, vamos a hacer lo mismo con nuestra mente.

Como en el primer ejercicio, cojamos uno o dos blocs de notas, uno o dos lápices o bolígrafos, busquemos un lugar tranquilo y sin distracciones, y pongámonos manos a la obra.

Escribe cada pensamiento, cada idea o proyecto, cualquier cosa que merezca y necesite tu atención.

Cada elemento debe ser escrito en una hoja. Nada de hacer listas. Una hoja para cada cosa.

¿Por qué debo anotar cada cosa en una sola hoja en lugar de en una lista?

Porque si anotamos cada cosa en una lista, nuestro cerebro escaneará dicha lista e iremos de arriba abajo y de abajo arriba en busca de la cosa que más nos apetezca hacer en ese momento.

Si por el contrario anotamos cada cosa en una hoja individual, nuestro cerebro se centrará en ese elemento.

Anota todo lo que te venga a la mente y que requiera atención por tu parte, aunque te parezca una tontería. Más adelante, en otro artículo veremos el poder de la lista “Algún día / Tal Vez”

Cuando lleves un rato, verás que las cosas te vienen a la cabeza de forma aleatoria, sin ningún orden concreto, elementos grandes o pequeños, personales, profesionales o familiares. Lo importante es la cantidad de cosas que puedas recopilar. Es mejor pasarte que dejarte algo. Luego ya tendrás tiempo de tirar a la papelera lo que sobre.

Recopilación digital

Estamos en la era de las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación).

La gran mayoría de nosotros, trabajamos en entornos digitales, frente a un Ordenador, Smartphone o Tablet, durante nuestra jornada de trabajo.

Estos dispositivos, nos ayudan a desempeñar nuestro trabajo de forma rápida y eficaz, pero también son una puerta abierta para la entrada de nuevos elementos incompletos.

El correo electrónico, Internet, las Redes Sociales… son normalmente las puertas desde las cuales nos entran más acciones a realizar.

El problema de los entornos digitales, puede ser que realmente llegue a crearnos tal volumen de trabajo que consiga bloquearnos.

Pongamos un ejemplo muy común, el correo electrónico.

Mediante el correo electrónico, podemos recibir tareas y encargos por parte de nuestro jefe, compañeros de trabajo, familiares, amigos.

Es claro y evidente que no podemos poner los incompletos digitales, en el mismo “cesto” que los incompletos físicos, a no ser que por ejemplo en el caso de los emails, los imprimamos y dejemos el papel impreso en la bandeja de elementos físicos.

En primer lugar, NO es viable imprimir los correos electrónicos para depositarlos en la bandeja de incompletos físicos, por varios motivos:

  1. El volumen de correos electrónicos suele ser muy alto
  2. Los correos electrónicos son algo muy vivo,… llegan, se responden, se archivan, se eliminan…
  3. Perderíamos las conversaciones, en el caso de varios correos tratando un mismo tema.
  4. De esta forma contribuiríamos a la deforestación de los bosques

Así pues, volviendo a la recomendación que he realizado al inicio, creo conveniente, disponer de 2 “Cestos” o Bandejas de Entrada, una física y otra Digital.

Es en la Bandeja de entrada Digital, en la que pondremos los incompletos que nos lleguen por este medio.

Como he dicho anteriormente, la bandeja digital que usemos puede ser indiferente. Si que es cierto que hoy en día con el auge de la tecnología del “Cloud Computing” seria bueno disponer de una Bandeja de entrada que soporte esta tecnología, no obstante todavía hay mucha gente que es reacia a su uso, o que prefiere tener sus datos almacenados localmente en su dispositivo.

Como bandeja de entrada local, podemos usar una carpeta en nuestro escritorio llamada Inbox, o bien podemos utilizar aplicaciones como Microsoft Outlook, Essential Pim, o Task Coach entre otras.

Si por el contrario preferimos utilizar un servicio en la nube, podemos utilizar cualquiera de los miles existentes.

Desde una carpeta en nuestro escritorio, sincronizada con “Dropbox”, a una aplicación con sincronización en la nube, multi plataforma y multi dispositivo, como pueda ser Evernote, Nozbe, Microsort To Do, Doit.im, Asana, Nirvanahq, etc.

Hay miles de aplicaciones, todas con sus ventajas e inconvenientes. Por lo que te recomiendo que te centres en aprender el método, y posteriormente ya decidirás que aplicación usar. Te lo digo por experiencia propia, ya que he usado muchísimas aplicaciones, y he perdido muchísimo tiempo, pensando, decidiendo y probando que aplicación usar.

El proceso de recopilación en entorno digital, no varia mucho del que ya hemos visto hasta ahora.

Si utilizamos una aplicación de gestión de tareas, todas tienen un “Inbox” o “Bandeja de Entrada” por lo que simplemente deberemos depositar los incompletos digitales que nos lleguen en ese cesto de incompletos digitales.

La forma en la que lo tengamos que hacer puede variar dependiendo de la aplicación o de como queramos hacerlo.

Por ejemplo, podemos escribir la acción a mano, o por el contrario, podemos enviarnos un email a la aplicación para que ella sola, automáticamente ponga ese elemento en la bandeja de entrada. ¡Eso es productividad!

Esta es una de mis opciones preferidas al buscar una aplicación de tareas. El hecho de poder enviar cualquier email que reciba a la aplicación, y que ella se encargue de ponerlo en la bandeja de entrada, es un alivio, y si además permite adjuntar archivos, mejor que mejor. Nozbe o Asana son dos de los servicios que permiten adjuntar ficheros a los correos electrónicos que se envían al Inbox.

Bonus: Recopilación Personal

¿Cómo podemos recopilar elementos incompletos cuando no estamos en casa o en nuestra oficina, y tampoco delante de nuestro ordenador?

A este tipo de recopilación, yo la llamo “Recopilación Personal”

Es un echo el que los pensamientos nos pueden asaltar en cualquier situación o momento, o que alguien nos puede pedir algo en cualquier lugar y es por ello que debemos llevar siempre con nosotros, algún elemento que nos permita capturar en una bandeja de entrada temporal, los incompletos que nos lleguen cuando no estemos frente a nuestro centro de control de incompletos (Ordenador, o Escritorio con bandeja de entrada física)

Siempre deberíamos llevar con nosotros alguno de estos elementos

  • Libreta pequeña
    • No requiere de batería, “abrir y listo”, siempre disponible
  • Bloc de notas.
    • No muy practico a no ser que sea un bloc de notas tipo libreta, con hojas perforadas que permitan ser arrancadas para ser depositadas en la bandeja de entrada.
  • Agenda o dietario en papel.
    • No muy practico si por ejemplo salimos a cenar por la noche
  • Smartphone con aplicación para captura.
    • Normalmente nuestro Smartphone siempre va con nosotros.
    • Si usamos un Smartphone con alguna aplicación para captura, basada en la tecnología “Cloud computing”, podremos disponer de ese elemento incompleto en nuestro ordenador, de forma automática, una vez lleguemos a la oficina y este se sincronice con el servicio.