En este post vamos a ver la segunda fase del flujo de trabajo con GTD: Procesar.

Teniendo en cuenta, que ya hemos recopilado todo lo que llama nuestra atención en el paso anterior, ahora debemos procesarlo para decidir que hacemos con ello.

La idea consiste en vaciar todo el cesto del material recopilado, pero cuidado!!! vaciar el cesto, no significa que tengamos que ponernos a hacer ahora mismo todas las tareas.

En este punto, identificaremos y clasificaremos todos los elementos que hemos recopilado, decidiremos que son y qué tenemos que hacer con ellos.

¿Qué necesitamos para procesar nuestros incompletos?

En primer lugar, lo primero que necesitaremos, es un cesto para recopilar nuestros elementos incompletos. Este cesto ya lo hemos visto en este post: Recopilar.

En esta fase de Procesar, necesitamos varios contenedores, o listas, para poder depositar en ellos, los elementos incompletos que iremos sacando del cesto de recopilación, y que iremos archivando según el flujo de trabajo GTD que hemos visto en el diagrama anterior.

• Lista: Próximas acciones
• Lista: Agenda
• Lista: En espera / Delegadas
• Lista: Algún día / Tal vez
• Lista: Proyectos
• Contextos
• Basura
• Conservar o Incubar
• Material de referencia

Antes de pasar a describir qué es y para que sirve cada lista, debemos tener en cuenta una serie de normas básicas para poder realizar correctamente el procesado de los elementos.

1. Procesar el elemento superior.

2. Procesar los elementos de uno en uno.

3. No volver a poner nada de nuevo en el cesto.

1. Procesar el elemento superior

Detrás de esta primera norma, hay uno de los principios más importantes, procesar por igual, indistintamente de cual sea el origen o naturaleza del elemento incompleto.

No establecemos ningún tipo de prioridad ni orden al procesar, simplemente vamos cogiendo los elementos del cesto en el mismo orden en el que aparecen, NO cambiamos de posición los elementos cuando los encontramos, para procesar unos antes que otros.

Simplemente, seguimos el orden en el que nos vamos encontrando los elementos incompletos del cesto. No hay de que preocuparse, como he dicho antes, ahora no vamos a hacer tareas simplemente las vamos a clasificar.

2. Procesar los elementos de uno en uno

Vamos a imaginar un escenario: Estamos procesando nuestro cesto de recopilación, y descubrimos que no tenemos nada claro que debemos de hacer con el siguiente elemento a procesar que hemos cogido del cesto de recopilación.

La reacción más lógica y humana, seria dejarlo fuera del cesto momentáneamente, y distraernos con el siguiente, o siguientes elementos a procesar, simplemente porque nos resulta/n mucho más atractivo/s, divertido/s e interesante/s que el primero que hemos cogido y con el cual todavía no sabemos que vamos a hacer.

Lo más probable, es que terminemos con varios elementos esparcidos fuera del cesto, simplemente porque en el momento de atenderlos, no hemos sabido como procesarlos, y hemos preferido sacarlos del cesto para procesarlos luego todos juntos.

Hacer esto es un error, y en el momento en el que encontramos un elemento con el cual no sabemos como proceder, tendremos que hacer un esfuerzo e intentar clasificarlo según el flujo de trabajo GTD, aunque solo sea de forma temporal hasta que tengamos más claro como deberemos de atender ese elemento incompleto.

3. No volver a poner nada de nuevo en el cesto

Mi experiencia personal, me ha demostrado que es muy importante aplicar esta tercera regla por tres motivos:

1. Evitaremos Procrastinar o demorar las cosas
2. Adquiriremos el hábito de procesar todos los incompletos del cesto
3. Conseguiremos vaciar el cesto, si volvemos a poner elementos en el cesto, porque no sabemos que hacer con ellos, conseguiremos que el cesto no se vacíe, porque siempre habrá cosas que no habremos procesado del todo, y sentiremos la sensación de que el método no funciona y de que hemos fracasado, ya que el sistema no nos será de ayuda.

Recordemos de nuevo cuales son las listas o contenedores que debemos de tener en nuestro sistema, para poder procesar correctamente nuestros elementos incompletos.

• Lista: Próximas acciones
• Lista: Agenda
• Lista: En espera / Delegadas
• Lista: Algún día / Tal vez
• Lista: Proyectos
• Contextos
• Basura
• Conservar o Incubar
• Material de referencia

Procesando nuestro cesto o bandeja de entrada

Basura

El primer “contenedor” que deberemos de tener a mano es el correspondiente a “Basura”, todo y que en la lista anterior, es de los últimos en aparecer.

Teniendo en cuenta que hemos recopilado todo lo que llamaba nuestra atención, es muy probable que durante el procesado, determinemos que al revisar un elemento, este tenga que ser eliminado porque ya no nos sirve o ya no lo vayamos a necesitar.

Puede que se trate de un duplicado de algún documento que ya tenemos en formato digital, y por lo tanto el documento en formato físico, lo podemos eliminar y desechar, o viceversa, puede que al tener el elemento en formato físico, decidamos eliminar el duplicado en formato digital.

En cualquier caso, como he dicho anteriormente, mientras procesamos nuestro cesto, encontraremos elementos, que no requerirán de ninguna acción especial, y los podremos eliminar sin problema.

Conservar o Incubar

El segundo contenedor que debemos tener a mano, es el de Conservar, o Incubar.

Es más que probable que durante el procesado, encontremos elementos sobre los cuales no podamos hacer nada en ese mismo instante, pero que probablemente más adelante si que podamos convertir en una acción, o sobre los cuales queramos tomar una decisión.

Algunos ejemplos podrían ser:

• Una actuación musical a la que queremos asistir.
• El estreno de una película que queremos ver.
• Un curso sobre fotografía que queremos hacer.
• Un viaje que queremos realizar con nuestra familia.

Con estos elementos podemos hacer tres cosas:

1. Escribirlos en la lista: Algún día / Tal vez
2. Anotarlos en la lista: Agenda
3. Anotarlos en un archivo de seguimiento o Incubación

El secreto está en tener anotados estos elementos en algún lugar de confianza, y poder dejar de recordarlos mentalmente, porque nuestro sistema se encargará de recordarlo por nosotros, ya sea mediante una fecha de vencimiento, o mediante nuestra revisión semanal del sistema.

Material de referencia

El tercer contenedor, corresponde al Material de referencia. Muchas de las cosas que tendremos en el cesto de recopilación, no serán tareas, pero si que será material de referencia para proyectos o para complementar tareas concretas.

Por ejemplo:

• Un dossier con los planos de nuestro proyecto.
• Un dossier con la información de proveedores que aportan suministros al proyecto.
• Información adicional complementaria, necesaria para poder realizar una tarea concreta.

Estos ejemplos, no son tareas en si, pero si que es material de consulta complementario y adicional, necesario para consultar durante la vida de nuestro proyecto, o para realizar una tarea.

El material de referencia, puede estar disponible en soporte físico, digital o ambos.

En el caso de que el material de referencia esté en soporte físico, necesitaremos de algún sistema de archivadores o cajones para almacenarlo.

En el caso de que el material de referencia esté en soporte digital, necesitaremos de alguna aplicación para almacenar dicho material. Aplicaciones como Evernote o OneNote, podrán cubrir nuestras necesidades de almacenamiento digital.

En el caso de que el material de referencia esté en ambos soportes, deberemos tener especial cuidado en vincular e identificar de alguna manera concreta nuestro material de referencia para que esté vinculado entre si.

Quizá una buena idea, seria digitalizar el material que tenemos en soporte físico, y guardarlo junto al material de referencia que tenemos en soporte digital, para que de esta forma solo tengamos un archivo de referencia.

Las listas de tareas

Lista: Próximas acciones

¿Qué es una “Próxima Acción”?

Una Próxima acción, es la siguiente actividad física que hay que realizar para poder completar una tarea.

Cuando determinemos que un elemento del cesto, es una Próxima Acción, deberemos decidir exactamente cual será la siguiente acción que tenemos que realizar. Dicha acción, será la siguiente actividad física que nos ayudará a avanzar en la consecución de la tarea.

Determinar cual es la Próxima Acción, es un ejercicio de auto análisis y planificación, estrictamente necesario para poder decidir correctamente la siguiente actividad física que tenemos que realizar.

Veamos unos ejemplos:

• Ordenar el trastero.
• Renovar el seguro del coche.
• Celebrar el cumpleaños de mi hijo.
• Comprar un nuevo ordenador.

En principio, estas tareas, están bastante bien definidas y podríamos comenzar a hacerlas sin más, pero vamos a analizarlas un poco más, para poder determinar cual es la primera “Próxima Acción” en cada caso.

• Ordenar el trastero.

En principio, es fácil, ¿no? solo tengo que ir al trastero, y comenzar a ordenarlo, pero… tendré más espacio si primero me deshago de las bicicletas viejas que ya no usamos.

En ese caso, la primera Próxima Acción será, llevar las bicicletas al centro de reciclaje más próximo.

• Renovar el seguro del coche.

La Próxima Acción, parece estar bastante clara. Entrar en la web de mi compañía de seguros y renovar la póliza. ¿O quizá no?, ¿no seria mejor realizar una comparativa entre compañías para ver si mi compañía de seguros me ofrece el mejor precio?.

Llegados a este punto, la primera Próxima Acción, será realizar una comparativa de precios entre compañías.

• Celebrar el cumpleaños de mi hijo.

Para celebrar el cumpleaños de mi hijo, primero tendré que definir varios procesos que conformarán la celebración en si, como por ejemplo, realizar la lista de invitados, realizar la lista de la compra, preparar la fiesta. Todas estas, parecen acciones bien definidas que me permiten tener organizado el proyecto ¿verdad?. NO!!!.

No me basta con realizar la lista de invitados. En primer lugar, la siguiente Próxima Acción, será llamarlos y confirmar su asistencia, para de esta forma poder pasar a la siguiente acción.

Tampoco me bastará con realizar simplemente la lista de la compra, la siguiente Próxima Acción, será en base a los invitados que asistirán, ir al supermercado a realizar la compra.

Para finalizar, tampoco será suficiente con preparar la fiesta, la siguiente Próxima Acción, será preparar los bocadillos, la siguiente, será preparar las bebidas*, la siguiente, **preparar la decoración, y así sucesivamente.

Cómo puedes ver, no siempre hay una sola Próxima Acción, en ocasiones veremos que para completar una tarea tenemos que llevar a cabo una consecución de Próximas Acciones. Esto son los Proyectos (los veremos más adelante)

• Comprar un nuevo Ordenador.

Es bastante obvio, mi Próxima Acción seria ir a la tienda y comprar el ordenador. O bien… ¿no seria mejor comparar diferentes tipos de ordenador según mis requerimientos y necesidades? una vez realizada la comparativa, la siguiente Próxima Acción, podría ser, realizar una comparativa de precios según mis elecciones, y para finalizar, otra Próxima Acción, podría ser ir a la tienda y pedir asesoramiento a una persona cualificada para terminar de decidir mi compra.

Estos son solo unos ejemplos de como debemos de aplicar la lógica al proceso, para poder pensar y analizar correctamente cual es la Próxima Acción que debemos de realizar para llevar a cabo una tarea o Proyecto según sea el caso.

Una vez hemos decidido cual es la Próxima Acción, tenemos tres opciones:

• Hacerlo (Lista: Próximas Acciones)
• Aplazarlo (Lista: Agenda)
• Delegarlo (Lista: En espera / Delegadas)

Hacerlo

Aquí veremos una de las grandes reglas del GTD, Si la siguiente acción la podemos realizar en menos de dos minutos, la haremos en ese mismo instante. Esta regla, es conocida como la regla de los 2 minutos.

Podría ser que la siguiente acción, sea enviar la respuesta a un email con un simple Ok, entendido. O bien responder a otro correo facilitando el número de teléfono que nos solicitan. En cualquier caso, si la Próxima Acción va a llevar menos de 2 minutos, la hacemos en ese instante y nos la quitamos de el medio.

Eso sí, siempre y cuando esa acción aparezca mientras procesamos la bandeja de entrada. Nunca dejaremos una tarea a medias para aplicar la regla de los 2 minutos. Corremos el riesgo de perder el enfoque y concentración.

El motivo por el cual existe esta regla, es porque 2 minutos es el tiempo estimado que nos ocupará archivar y clasificar esa tarea, por lo tanto, ocuparíamos más tiempo, archivando, clasificando y volviendo a atender esa tarea cuando apareciese en nuestro radar de Próximas Acciones, que no haciéndola en el mismo momento en el que nos la encontramos durante el procesado de la bandeja de entrada.

Cómo dice David Allen en Organízate con Eficacia, Es el umbral de la eficiencia.

Mucha gente ha experimentado un incremento considerable de su productividad, al implementar esta regla en su flujo de trabajo, puesto que todos esos elementos que ahora se hacen y completan en menos de dos minutos, antes pasaban a estar incompletos y desperdigados por el sistema, demorados, procrastinados y finalmente terminaban por convertirse en una urgencia.

Lista: Agenda

Seguramente muchas de las Próximas Acciones que tengas que realizar, tendrán una duración mayor a 2 minutos y las tengas que realizar en una fecha o plazo concreto.

• Preparar un presupuesto para un cliente.
• Revisar un listado de características y preparar un informe
• Diseñar un folleto para la nueva campaña de marketing que vas a lanzar.

Todas estas acciones, tendrán una duración superior a 2 minutos, y no es necesario que las hagas todas en ese mismo instante.

Por ejemplo:

• El presupuesto que tenemos que preparar para nuestro cliente, lo tenemos que presentar en la próxima reunión que tendremos el miércoles de la próxima semana, estamos a Lunes, por lo que tenemos algo más de una semana de plazo. Podremos poner una fecha límite para el Viernes de esta semana, y así tendremos tiempo suficiente durante esta semana, para hacer el presupuesto. El Viernes de esta semana será el plazo límite para finalizar el presupuesto y dar los últimos retoques al mismo. El Lunes y Martes de la próxima semana, podremos dedicarnos a preparar la reunión del miércoles y la presentación del presupuesto.

• Tenemos que revisar un listado de características correspondiente al nuevo software de gestión que queremos implementar en la empresa, posteriormente tendremos que preparar un informe con los puntos fuertes y las debilidades de dicho software, para presentarlo en la próxima reunión con la junta de dirección. Estamos a Miércoles, y la reunión con la junta es el viernes por la tarde. En este caso, tendríamos que poner la Próxima Acción en nuestra agenda con fecha prevista para todo el día del Jueves, y la mañana del Viernes, si queremos presentar a tiempo el informe que nos han solicitado.

• Nuestro departamento va a lanzar una nueva campaña de Marketing el próximo mes. Tenemos un mes de plazo, hay tiempo de sobras, pero tenemos que diseñar un folleto publicitario para dicha campaña de Marketing. Tendremos que dividir el proyecto en diversos pasos o Próximas Acciones, y para poder avanzar correctamente en la consecución del proyecto, deberemos realizar los distintos pasos del mismo de forma organizada y planificada. Planificar y poner las distintas Próximas Acciones del proyecto en la agenda, nos permitirá:

a. Planificar el proyecto.

b. Saber que hacer en cada momento.

c. Disponer de margen de acción para poder atender otras prioridades o urgencias que surjan durante la realización del proyecto.

Lista: En espera / Delegadas

Otro escenario con el que nos podremos encontrar, es el hecho de que las Próximas Acciones, no las podamos o tengamos que realizar nosotros.

Muchas tareas no dependerán de nosotros, y las tendrán que realizar otras personas. En ese caso, delegaremos la tarea o tareas a la otra persona o personas, y nosotros nos quedaremos una copia de la misma en la lista de tareas en espera o delegadas, para poder realizar un seguimiento.

Es muy importante que realicemos un seguimiento periódico de las tareas delegadas, para evitar retrasos ajenos a nuestra voluntad, por el hecho de que las tareas delegadas, no las realizamos nosotros mismos.

Imagina que eres redactor, y para el ejemplo anterior sobre el diseño de un folleto publicitario para nuestra campaña de Marketing, necesitamos que un diseñador gráfico nos haga la maquetación del folleto.

La tarea delegada o a la espera, en este caso será: esperar a que el diseñador haga su trabajo, y una vez terminado, nos haga llegar la maqueta para que podamos redactar y adaptar nuestro texto a los espacios disponibles.

Así pues, si nuestra tarea de redactar los textos tiene una fecha de vencimiento determinada, tendremos que realizar un seguimiento del trabajo que le corresponde al diseñador gráfico, para poder entregar el nuestro a tiempo.

Lista: Algún día / Tal vez

Durante el procesado de la bandeja de entrada, encontraremos muchas tareas y acciones, que no podremos procesar en ese mismo instante. Las tareas que no podamos poner en las listas anteriores, las podremos poner en la lista Algún día / Tal vez.

Esta lista es perfecta para almacenar en ella, tareas que queremos realizar o eventos que no queremos perder de vista, pero a los cuales todavía no les podemos asignar una fecha de vencimiento.

• Aprender inglés.
• Viajar al caribe.
• Aprender a programar.
• Asistir a un seminario de comercio electrónico.

Todos ellos pueden ser ejemplos de acciones que queremos llevar a cabo en un futuro no determinado, pero a las cuales no queremos perder la pista, para que nuestro sistema nos recuerde dichas acciones durante las revisiones semanales.

Cuando estemos preparados para poner en marcha cualquiera de estas acciones, simplemente las deberemos de traspasar a la lista de tareas adecuada en función de cuando las vayamos a realizar.

Lista: Proyectos

Según nos dice David Allen, se considera que una tarea es un Proyecto, cuando una tarea tiene mas de una Próxima Acción.

Por ejemplo:

• Diseñar web corporativa
• Maquetar web
• Programar web
• Adaptar imágenes y contenidos
• Subir web al servidor
• Probar funcionamiento de la web

Como puedes ver, la tarea principal es “Diseñar Web Corporativa” y todas las demás son sub-tareas derivadas de la tarea principal.

Contextos

Mientras estemos procesando nuestra bandeja de entrada, y estemos distribuyendo las tareas por las distintas listas del flujo de trabajo GTD, podremos aprovechar para añadir “Contextos” a las tareas.

Los contextos NO son listas de tareas. Los contextos, nos ayudaran a filtrar las tareas una vez estén en sus correspondientes contenedores o listas. Gracias a los contextos, cuando tengamos centenares de tareas repartidas en las distintas listas o contenedores, podremos filtrar las tareas por contexto, para solo mostrarnos las tareas necesarias en cada situación.

De esta forma el uso de contextos, nos ayudará a mantener el enfoque y concentración, y por consiguiente a elegir mejor nuestra próxima acción. Gracias a los contextos, podríamos conseguir que una lista de 50 tareas, pase a convertirse en una lista con tan solo 10 tareas, mucho más asumible y realizable que la primera.

Los contextos pueden ser:

• Lugar físico donde debes encontrarte para hacer una tarea.
• Situaciones.
• Herramientas.
• Personas.

“Generalmente en la jerga GTD los contextos van precedidos de una @”

Lugar físico

Muchas tareas deben de ser realizadas en lugares físicos específicos. Por ejemplo, normalmente las tareas relacionadas con nuestro trabajo, las realizaremos única y exclusivamente en la oficina, por lo que esas tareas las deberíamos de contextualizar de la siguiente manera: @Oficina

Así mismo, las tareas que correspondan a nuestro ámbito personal y que sólo podamos realizar en casa, las contextualizaremos de la siguiente manera: @Casa.

Lo mismo haremos para aquellas tareas que tengamos que hacer en el @Supermercado.

Situaciones

Algunas tareas solo las podremos desarrollar bajo situaciones concretas.

Imaginemos que en nuestro trabajo somos responsables de dos áreas profesionales.

1. Area Comercial.
2. Area Internet (Webmaster + Community Manager).

Cuando estemos procesando la bandeja de entrada, deberemos de identificar las tareas en función del área a la que pertenecen, y todas aquellas tareas que correspondan a la área comercial o internet, deberán de ser contextualizadas correctamente, para poder filtrar mejor las listas en función de la situación en la que nos encontremos.

Está claro que algunas serán tareas que pertenecen al contexto @Profesional, pero también deberían ser etiquetadas como @Comercial o @Internet en función de su naturaleza.

Cuando tengamos que realizar un presupuesto o un informe para un cliente, no queremos que nos aparezcan las tareas correspondientes a nuestra actividad profesional en Internet, y cuando estemos actualizando los perfiles de las redes sociales de nuestra empresa, no queremos que nos aparezcan las tareas relacionadas con nuestra actividad comercial.

Ambas acciones pertenecen a nuestra actividad @Profesional, pero dentro de dicha actividad, añadimos una capa más de filtrado, separando las tareas por situaciones concretas.

Herramientas

Según sea la tarea o tareas que tengamos que realizar, puede darse el caso de que necesitemos una herramienta específica para realizarla/s, ya sea un programa de software, o una herramienta mecánica o manual. En ese caso deberíamos de poner la herramienta como contexto.

Por ejemplo, supongamos que para desempeñar una tarea, tenemos que utilizar el programa “Photoshop”, ahora supongamos que tenemos dos computadoras, una con Photoshop instalado, y otra sin Photoshop.

Cuando estemos realizando nuestras tareas, deberemos de tener en cuenta el contexto @Photoshop para poder realizar nuestra tarea cuando estemos en la computadora adecuada.

Lo mismo sucede si necesitamos un @Taladro Eléctrico, o un @Destornillador para realizar nuestras tareas. Deberemos de tener en cuenta estos contextos cuando nos encontremos ante la situación y herramienta indicada.

Imaginemos que vamos a realizar una ronda de llamadas comerciales a nuestros clientes, ¿cómo pondríamos los contextos a nuestra tarea?

• Llamadas comerciales @Profesional | @Comercial | @Teléfono

Personas

Para terminar, un claro ejemplo del uso de contextos para aplicar a personas, es cuando delegamos una tarea.

Como hemos dicho anteriormente, durante el procesado de nuestra bandeja de entrada, nos encontraremos en ocasiones en las que tendremos que delegar tareas a otras personas.

Utilizar el contexto @Nombre, es una buena idea para realizar un seguimiento rápido de las tareas delegadas.

Debemos tener en cuenta que la lista “En Espera / Delegadas”, puede contener un gran numero de tareas con distintas fechas de vencimiento, y asignadas a diferentes personas.

Es buena idea incluir el contexto @Nombre, cuando deleguemos una tarea, de esta forma solo filtrando por el contexto @Nombre, podremos ver todas las tareas delegadas a esa persona.

Imagina que hemos delegado varias tareas a @Juan, otras las hemos delegado a @José, y otras las hemos delegado a @Pedro.

Si no añadimos el contexto @Nombre, sabremos que las tareas están delegadas, pero no sabremos a quién las hemos delegado, y por consiguiente, se nos hará un poco más difícil realizar el seguimiento. Utilizar el contexto @Nombre, nos ayudará mucho mejor a determinar que hemos delegado a quién, y a filtrar las tareas por distintas personas para poder realizar mucho mejor los seguimientos.

Algunos ejemplos serian:

• Esperar informe de ventas @Profesional | @Comercial | @José

• Pendiente presupuesto para cliente X @Profesional | @Comercial | @Pedro

• Pendiente diseño Newsletter @Profesional | @Internet | @Juan