El cliente de correo no es la mejor herramienta de gestión de tareas. Bajo mi punto de vista, vivir fuera del correo es básico para gestionar adecuadamente tu carga de trabajo y sacar el máximo partido a la técnica Getting Things Done.
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¿ Siempre vives en el correo ?
En cuanto llega uno nuevo y ves la notificación te falta tiempo para abrirlo dejando todo lo que estás haciendo. Justamente este es el primer motivo, no vivir pendiente de las notificaciones.
vivir fuera del email te permite no tener tanta dependencia de sus notificaciones
Además, normalmente los clientes de correo no tienen una buena integración con los sistemas de tareas. En todos ellos se puede emular un sistema GTD usando carpetas y/o etiquetas, pero sigues viviendo en el correo con sus desventajas como la que ya he comentado.
En segundo lugar está el tema de
los proyectos
Normalmente agrupamos en proyectos las tareas relacionadas entre sí. Nos interesa tener una visión por proyecto de nuestras tareas para poderlo evaluar y ejecutar correctamente. Los proyectos requieren documentación adicional, como un estatus por fecha o bien documentación de referencia (actas, entregables, etc). No es fácil gestionar este tipo de información con un cliente de correo a pesar de disponer de carpetas donde podemos haber archivado todos los correos relacionados.
los proyectos tienen asociada información difícil de guardar en un cliente de correo
En tercer lugar está el tema del
volumen de correo
Si eres un trabajador del conocimiento probablemente recibas bastantes emails al día. Si gestionas la cuenta asociada a un servicio o empresa puedes llegar a recibir cientos. Ver la cantidad de correo que tienes por procesar te puede llegar a angustiar. Por eso es mejor usar nuestra herramienta GTD separada del correo. Eso nos permitirá estar focalizado en nuestras tareas importantes y tener la sensación de control que nuestras mentes necesitan para ser más efectivas.
En cuarto lugar está el tema de
las bandejas de entrada
Tu correo es una más de tus bandejas de entrada. Puedes tener:
- más cuentas de email
- notificaciones asociadas a ciertos eventos que quieras detectar y que hayas automatizado usando IFTTT
- cuentas de Twitter que gestionar
- un lector de feeds y necesitar guardar para leer más tarde ciertos artículos relacionados con tu blog
- WhastApp para gestionar los pedidos de tu negocio (una farmacia a la que voy habitualmente atiende pedidos a través de este cliente de mensajería instantánea)
hoy en día el email no es la única bandeja de entrada
Por lo tanto, si te quedas en el correo solamente vas a tener controlada una parte de tus tareas y te vas a perder todas las demás. Las bandejas de entrada se deben unificar en un gestor de tareas que las centralice a todas y te permita saber en todo momento cuales son tus tareas importantes y siguientes acciones, independientemente de por qué bandeja de entrada hayan llegado a ti.
Y por último, un tema algo más
estético
La mayoría de los clientes de correo tienen una interfaz parecida, con los correos ordenados cronológicamente, con sus hilos concatenados o formando grupos. Sin embargo, la multitud de sistemas de gestión de tareas y de herramientas GTD que existen pueden aportar una interfaz gráfica más acorde a tu forma de trabajar, y están pensadas para eso, para gestionar tareas o para implementar un sistema GTD. Yo me gestiono mejor con un sistema de tareas que con el correo directamente debido simplemente a su usabilidad.