Si eres como yo, una persona ocupada, entonces seguro que utilizas una lista de tareas.
Puedes hacer una lista de tareas de varias formas, desde escribirla en un papel, hasta utilizar una aplicación desde tu ordenador o desde tu móvil.
Tu lista de tareas puede corta y concisa o puede ser increíblemente larga con un montón de cosas por hacer. Independientemente de cómo sea tu lista, debe tener un propósito principal, es decir, tu lista de tareas está para ayudarte a hacer las cosas.
Después de años de hacer listas y de no terminarlas nunca y que cada vez se hicieran más y más grandes, me di cuenta de que necesitaba gestionar mi lista de tareas de manera diferente para poder cumplir con todas mis responsabilidades.
No podía culpar a mi lista de tareas por no terminar las cosas, sino que el problema estaba en mi gestión del tiempo y en no entender realmente lo que era una tarea.
Así que, aquí te dejo 3 estrategias que no sólo harán que termines las tareas de tu lista, sino que también te darán más control sobre tu tiempo.
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Añade categorías a tu lista de tareas
Añadir categorías a su lista es una excelente manera de poner en orden tus tareas.
Los proyectos grandes necesitan categorías para mantener tu lista de tareas organizada. Dividir tu lista en categorías te permitirá ver exactamente en qué punto te encuentras con todos sus proyectos actuales y te mostrará exactamente cuál es la siguiente tarea accionable para cumplir con el objetivo de esos proyectos.
Por ejemplo, supongamos el caso de un diseñador que lo contratan para hacer un rediseño del sitio web de una pequeña empresa.
Lo más habitual es que el diseñador ponga en su lita la siguiente tarea:
- Rediseñar página web
Esta tarea tiene un problema. ¿Puedes ver cuál es?
La tarea «Rediseñar página web» no es una tarea procesable que se pueda completar. Esa tarea necesita otros pasos intermedios para poder terminarla, por lo que esa tarea sería más bien una categoría.
Por tanto, la lista de tareas quedaría se la siguiente manera:
- Rediseñar página web
- Definir una combinación de colores
- Definir la tipografía
- Crear un logo
- Crear un manual de estilo
- Enviar manual al cliente
- Llamar al cliente
Como puedes observar, ahora tengo un listado de tareas accionables, que están dentro de la categoría «Rediseñar página web».
Esto me permite ver cuál es el siguiente paso para completar la categoría y además me aprovecho del beneficio de marcar las tareas del proyecto terminadas, lo que me motivará para seguir terminando tareas.
Recuerda, una tarea es un elemento accionable como hacer una llamada telefónica, escribir un post, implementar un cambio en la web o enviar un correo electrónico. Es un elemento único de tu lista de tareas.
Programa tareas concretas en tu calendario
Otro gran error que he cometido durante años en la gestión de mi lista de tareas fue no planificar un tiempo de ejecución para cada tarea.
Intentaba comenzar en la parte superior de la lista y trabajar hasta completarlas todas. El problema con este método es que, sin planificación, no puedo saber si tengo suficiente tiempo para completar todas mis tareas.
La mayor regla para practicar un estilo de vida productivo a diario es recordar que sólo hay 24 horas en un día. No importa cuántas cosas tengas que hacer, no puedes cambiar esa simple regla. Nunca serás capaz de hacer que un día dure 26 horas para poder hacer las cosas.
Programar estas tareas en tu calendario te garantizará que has reservado suficiente tiempo para lograr lo que se necesita.
Esta estrategia también te dará la habilidad de manejar tu tiempo mucho más eficientemente. Tener las tareas programadas en tu calendario te permitirá saber si eres capaz de aceptar más responsabilidades y trabajo.
Al programar tus tareas eliminas la posibilidad de que te sobrecargues de trabajo. Además, ahora sabes exactamente lo que vas a hacer hoy y cuándo lo vas a completar. Por increíble que parezca, vas a completar un montón de cosas de tu lista.
Mantén tus listas y calendarios sincronizados
En el mundo tecnológico actual parece que todo el mundo tiene un smartphone.
Esta tecnología nos permite ser más productivos que nunca manteniendo nuestras listas de tareas, calendarios y contactos actualizados sin importar dónde estemos. Yo personalmente sincronizo mi móvil con mi PC diariamente.
Tener la lista de tareas contigo en todas partes te permite hacer las cosas cuando te encuentras con tiempo libre a lo largo del día.
En conclusión, las listas de tareas son una herramienta extremadamente efectiva para mantener un estilo de vida productivo. Puedes hacer un seguimiento de las cosas que necesitas hacer y te ayudan a programar tu tiempo de manera más inteligente.
Al programar tus tareas también descubrirás que eres capaz de completar tu trabajo en el horario de trabajo y dejarlo allí cuando te vayas a casa. Es hora de decir adiós a esas sesiones nocturnas con el ordenador portátil, cuando deberías estar descansando para prepararte para el día siguiente.
Ya no te sentirás agobiado por tu lista. En su lugar, a través de la práctica de estas técnicas, disfrutarás del tiempo libre y de la satisfacción del trabajo realizado.